Dispora Kaltim Musnahkan Arsip Lama, Tekankan Pentingnya Digitalisasi untuk Pengelolaan Data

Samarinda,Panrita Post - Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur baru saja melakukan pemusnahan sejumlah arsip fisik yang sudah tidak terpakai. Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa pemusnahan ini bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen di kantor.

"Pemusnahan arsip ini perlu dilakukan agar dokumen yang tidak relevan tidak menumpuk dan menjadi beban. Kami ingin mengelola arsip dengan lebih efisien sesuai peraturan yang ada," ujar Rasman.

Namun, Rasman menegaskan bahwa proses pemusnahan tidak berarti menghilangkan data penting. Semua arsip yang masih diperlukan akan diubah menjadi format digital untuk memudahkan penyimpanan dan akses.

"Dengan digitalisasi, dokumen yang penting tetap aman dan bisa diakses kapan saja tanpa khawatir hilang," jelasnya.

Sebagian besar arsip yang dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011, ketika pengelolaan dokumen fisik masih lebih dominan. Rasman mengungkapkan bahwa dokumen yang dihancurkan sudah tidak relevan, seperti data dari 2004 yang sudah tidak digunakan lagi.

"Pemusnahan dilakukan setelah evaluasi yang cermat, memastikan hanya dokumen yang benar-benar tidak diperlukan yang dihancurkan," katanya.

Dengan langkah ini, Dispora Kaltim bertujuan untuk memodernisasi sistem pengelolaan arsip, mengurangi penggunaan kertas, serta mempermudah akses data dengan digitalisasi.

Rasman berharap upaya ini akan meningkatkan efisiensi administrasi dan menjaga agar dokumen penting tetap aman dalam format digital.(adv)